Praktiske tips til, hvordan du organiserer dokumenter derhjemme og på arbejdet.

En bunke papirer derhjemme, et bjerg af dokumenter på arbejdet - hver af os kender dette overvældende billede, både bogstaveligt og billedligt. Derudover er det slet ikke det værste syn. Det værste er, at du ikke kan finde det dokument, du har brug for ret meget. Og herfra er det kun et skridt væk fra stress og unødvendige nerver. Derfor har Google-teamet udarbejdet praktiske tips til dig, takket være dem vil du bringe orden i dine dokumenter én gang for alle, undgå stress og skabe mere orden i livet. Her er vores korte guide til, hvordan du sorterer dine dokumenter.

Dokumentadskillelse - nyttigt tilbehør

Det er ikke nok at sortere papirerne ordentligt. Du skal så ordne dem og opbevare dem, så du altid nemt kan finde det brev eller den regning, du leder efter. Derfor, før du begynder at rengøre, skal du forberede alt det nødvendige tilbehør:

• mapper eller mapper,
• papkasser, fx til sko
• clips og papirclips,
• selvklæbende klistermærker/etiketter,
• tusch og en kuglepen,
• T-shirts til dokumenter (meget!),
• hæftemaskine, hulmaskine,
• gule klistersedler,
• bindere.

Dokumentadskillelse - opdeling i kategorier

Når du har alt det nødvendige tilbehør klar, så tænk over, hvilke kategorier du vil dele dine dokumenter op i. For at du ikke går glip af noget, så skriv en liste over dem på et stykke papir. Nedenfor finder du vores forslag til de mest populære kategorier. For nogle er det værd at indføre en opdeling i dokumenter vedrørende hvert familiemedlem.

Her er vores forslag til kategorisering:

• Fast ejendom: forsikringsaftaler, regninger, notarbreve, kontrakter med energi, gas, internetleverandører, meddelelser fra boligforeningen mv.
• Økonomi: kontrakter og korrespondance med banker, låneaftaler, kontoudtog, dokumenter vedrørende Folkepensionsanstalten, dokumenter fra Skattekontoret mv.
• Bil: forsikringsaftaler, reparationsregninger, bildokumenter mv.
• Forretningsdokumenter (hvis du driver virksomhed): fakturaer, kontrakter mv.
• Indkøb: regninger, garantier mv.
• Sundhed: vaccinationsjournaler, testresultater, henvisninger mv.
• Arbejde: ansættelsesbeviser, ansættelseskontrakter, certifikater, diplomer, udtalelser.
• Uddannelse: eksamensbeviser, certifikater.
• Personlige dokumenter: fødselsattester, vielsesattester, dødsattester, retsdokumenter, fuldmagter mv.

Begynd at arkivere dokumenter derhjemme og på kontoret

Skriv hvert kategorinavn ned på et separat ark. Placer de signerede sider på dit skrivebord eller på gulvet - hvor du skal arkivere dokumenter. Parat? Tid til at begynde at sortere. Det er også værd at forberede et sted at smide unødvendige papirer væk, for når du gennemser, vil du helt sikkert finde og sådan noget. Hvis du gør rent på kontoret, så læg unødvendige papirer i en makulator, hvis du er hjemme - husk at rive dem i stykker.

Arranger dokumenterne

Når alle dokumenter er sorteret efter kategori, læg dem i mapper eller læg dem i ringbind. Vi råder dig til at arrangere dine dokumenter i rækkefølge fra ældste til nyeste. Takket være dette er det nemmere at finde de mest opdaterede, og du vil holde orden i dine ringbind – næste gang kan du tilføje flere dokumenter foran.

Lav en detaljeret beskrivelse

Beskriv til sidst ringbindene og mapperne - sæt klistermærker/etiketter eller klisterlapper på og underskriv dem. Det er kun tilbage at lægge på en hylde. Pyha. Parat!

Organiser dokumenter på farten

For ikke at spilde tid på at lægge hvert nyt dokument eller meddelelse i en ringbind, skal du samle dem i én beholder eller i en kasse. Da æsken skal passe til A4-ark, vil en skoæske være perfekt til denne rolle. En gang om ugen (til arbejdsdokumenter) eller en gang om måneden (til dokumenter du har derhjemme), skal du bruge et kvarter på at lægge dem i en passende mappe eller ringbind. Takket være dette kan du nemt holde orden på kontoret og derhjemme, du slipper for stress og rod!