Sorter dokumenter og ryd op på din pc

Hober regningerne sig op i din nederste skuffe, kan du ikke længere finde dine bilforsikringsdata eller leder du desperat efter dine lønsedler? Så er det på høje tid at få styr på dine dokumenter. Find ud af her, hvordan du sorterer papirer og rydder op på din pc, så du hurtigere kan finde vigtige dokumenter i fremtiden.

Organiser dokumenter

For at klare kaosset bør du først beslutte dig for et system, hvormed du kan organisere dine optegnelser. Du bør designe dette på en sådan måde, at det giver mening for dig. De vigtigste dokumenter skal altid være inden for rækkevidde - de vigtigste data bør derfor placeres øverst i hver mappe eller kartotek, hvor du nemt kan finde dem igen. Følgende tips hjælper dig med at skabe et meningsfuldt system.

• Opret kategorier og arranger indhold kronologisk: Opret mapper eller filer til forskellige emneområder, hvor du kan arrangere dokumenterne kronologisk. Brug for eksempel en arbejdsmappe til lønsedler og ansættelseskontrakter, en forsikringsmappe til auto, bolig- og livsforsikring og en bankmappe til kontoudtog og kontooplysninger. I bankmappen sætter du det ældste kontoudtog bagerst, det nyeste foran og så videre.
• Hold vigtige kontaktoplysninger sammen: Så næste gang du laver din selvangivelse, du ikke behøver at arbejde gennem en hel mappe for at finde telefonnummeret til din revisor, bør du oprette en ekstra mappe med alle de vigtige kontaktoplysninger og navne på dine kontaktpersoner.
• Opret kasser til nye dokumenter: Brug kasser til at sortere indgående korrespondance, så du kan behandle den hurtigere efterfølgende. Så det kan give mening at oprette et depot for indgående fakturaer og et depot for alle andre breve og dokumenter. Dette sparer dig tid, når du sorterer og arkiverer dokumenter.
• Sorter papirer regelmæssigt: Jo oftere du organiserer og arkiverer de nye dokumenter, jo mindre indsats kræver det. Det forhindrer dig også i at betale regninger for sent og manglende deadlines. Gå for eksempel dine filer igennem en gang om ugen og arkiver dem derefter.

Ryd computeren op

Digitale data skal også sorteres fra tid til anden. Dette hjælper dig ikke kun med at finde rundt på din egen pc bedre, det får også din computer til at arbejde hurtigere og skaber ekstra lagerplads. Her er, hvad du skal gøre, når du vil rydde op på din pc:

1. Først skal du afinstallere alle programmer, som du ikke længere bruger, som er udløbet, eller som du ejer mere end ét. Spørg dig selv, om du virkelig har brug for tre forskellige browsere, og om du vil spille gamle spil igen.
2. Derefter skal du fjerne de midlertidige filer, som de slettede programmer efterlader. Nyere operativsystemer har ofte en diskoprydning, der udfører dette trin automatisk.
3. Slet derefter alle gamle filer, som du ikke længere har brug for.
4. Når du rydder op på din harddisk, giver det mening at defragmentere den bagefter. Dette vil udfylde hullerne efterladt af de slettede programmer, efterhånden som de resterende data rykker tættere på hinanden. Med nyere harddiske, såkaldte Solid State Disks (SSD), er dette ikke længere nødvendigt. Her informerer styresystemet automatisk harddisken om, hvor der er plads til nye data, hvilket kan øge skrivehastigheden.

Uanset om det er en pc eller et skrivebord - gør dit liv lettere ved at sortere dine dokumenter og skabe et fremtidssikret arkiveringssystem. Dette gør ubehagelige opgaver som at betale regninger og forny forsikring hurtigere.